Влияние рабочего места на продуктивность работы

Невозможно переоценить роль организации рабочего пространства при любой работе, неважно даже, офисная она или нет. Хорошо организованное, продуманное рабочее место может резко поднять продуктивность работы и приблизить вас к новым карьерным высотам. И точно так же хаотичное рабочее место может откровенно мешать работать и тормозить все начинания. Даже если вы используете современную систему учета рабочего времени, такую как ТаймВизор, это время все равно будет пропадать в черной дыре.

В этой статье мы поговорим о том, что можно сделать, чтобы стол, компьютер, канцелярские принадлежности и любые другие предметы помогали вам в работе, а не мешали.

Совет 1: найдите свое место для каждого предмета

Ручки, карандаши, скрепки, бумажки – все, что вас окружает, должно иметь «порт приписки». Это такое место, куда предмет можно убрать при наведении порядка, а в идеале, он должен находиться там постоянно. Наличие такой приписки у всех предметов позволит вам быстро находить все, что нужно, а также быстро наводить порядок, раскладывая все по местам. Если каким-то предметам трудно найти место и они бесхозно валяются на столе, придумайте какую-нибудь коробку или полку. Но перед этим еще раз подумайте, действительно этот предмет вам нужен или нет.

Совет 2: уберите все ненужное

Посмотрите по сторонам и вспомните, как часто вы используете те или иные вещи? Если не очень часто, а то и вообще никогда, это явный признак того, что эту вещь нужно убрать подальше или даже выбросить. Некоторые говорят, что любят атмосферу «творческого беспорядка». Это вопрос отдельный и даже несколько философский, но даже самый наитворческий беспорядок не предусматривает наличия совершенно ненужных вещей. Они создают вредный информационный шум, занимают место и просто-напросто собирают пыль.

Совет 3: планируйте рабочее пространство

К организации рабочего места нужно подходить стратегически, а не пускать вопрос на самотек. Расположение предметов должно быть подчинено общей идее, которая, в свою очередь, направлена на решение вашей главной задачи – максимальная продуктивность работы. Подумайте о своих приоритетах и особенностях работы. Часто ли вы пользуетесь ручкой и бумагой или предпочитаете вести заметки на компьютере или смартфоне? Любите ли выпить кофе за работой? Обычно вы сосредоточены на небольшом числе задач или выполняете много разнообразной работы? Эти и другие похожие вопросы помогут спланировать рабочее место, что называется, под себя.

Совет 4: создайте потоковую систему документов

Если вы работаете с бумажными документами, полезно будет создать потоковую систему. Это делается с помощью ящика, лотка или другой емкости для документов, в которой будет три раздела: входящие документы, рабочие и завершенные. Новый документ, на который пока нет времени, вы кладете во входящие. Когда начинаете с ним работать, перекладываете в рабочие, где он продолжает лежать, пока работа не закончена. Тогда документ перекладывается в завершенные и держится там до тех пор, пока вы не отдадите его другим сотрудникам или не уничтожите.

Совет 5: создайте рабочие зоны

Если в вашем ведении находится не только стол, но более крупный кабинет или даже целый офис, создайте в нем рабочие зоны с заданной функциональностью. Это может быть зона распечатки и копирования документов, буфет, зона отдыха, зона для обсуждений и мозговых штурмов и т.д. Функциональные зоны позволят сконцентрироваться на той задаче, для которой они предназначены, и уменьшат отвлечения.

Совет 6: сделайте рабочее место приятным

Стол, кабинет, канцелярские принадлежности, книги и т.д. – все должно радовать глаз и дарить положительные эмоции, и это далеко не праздный совет. Специалистам давно известно, что если работа вызывает у нас эстетическое удовольствие, мы гораздо выше мотивированы ее делать. Поэтому протрите пыль, поставьте любимую фотографию или безделушки, замените старые карандаши и блокноты на новые и красивые, купите забавный коврик для мыши или необычную настольную лампу – словом, сделайте все, чтобы рабочее место заряжало вас позитивом. Вы сразу заметите, насколько интереснее станет и сама работа.

Хотя контроль времени – это очень важно, не менее важно и то, на что это время направлено. Удачной работы!