Стратегия управления временем на рабочем месте

Управление временем на рабочем месте – серьезный вызов для большинства специалистов, и далеко не только фрилансеров. Даже те, кто работает традиционным способом «с восьми до пяти», сегодня испытывают всевозрастающий стресс из-за больших нагрузок и требований. На Западе сейчас происходит настоящая революция в корпоративной культуре, когда все больше сотрудников работают с гибким графиком и (или) удаленно, вне офиса.

Управление временем – один из ключевых приоритетов в любой организации. Им занимаются серьезные специалисты, разрабатывающие сложные стратегии, направленные в первую очередь на повышение продуктивности, или производительности труда. В этой статье мы рассмотрим два основных способа повышение продуктивности: повышение гибкости и снижение реактивности, а также три стратегии, направленные на решение этих задач.

Что такое гибкость и реактивность?

Разница между гибкостью и реактивностью почти такая же, как между оригинальностью и конформностью.

Гибкость – это способность сотрудника приспосабливаться под потребности рабочего места, сохраняя неизменными свои рабочие характеристики и эффективность выполнения задач либо даже повышая их.

Реактивность – интенсивность реагирования на изменение характера работы или отношений с коллегами. Может быть положительной или отрицательной.

Если мы хотим повысить гибкость, снизить реактивность и, как следствие, повысить продуктивность, нам не обойтись без правильной стратегии по управлению и мониторинга рабочего времени, в которой не последнее место занимают специализированные программы контроля сотрудников, такие как ТаймВизор. Ведь как обычно бывает? У всех сотрудников одинаковое количество свободного времени, своего рода стартовые позиции – однако распоряжаются они им очень по-разному. Рассмотрим несколько стратегий, направленных на решение этих задач.

1. Индивидуальный режим работы

Почти у каждого сотрудника есть какая-то уникальная характеристика, которой нет у его коллег. Но в большинстве случаев работа в организации построена так, что все сотрудники в отделе или другой структурной единице работают одинаково. Это экономно, но такой подход нивелирует индивидуальные особенности каждого. Кроме того, сотрудники слишком сосредоточены на графике и требованиях, а не самой работе и ее результатах.

Для решения этой проблемы нужно более внимательно подходить к каждому сотруднику. В идеале необходимо подбирать для каждого оптимальные условия и критерии работы. Сотрудник сможет лучше сосредоточиться на работе, не будет перенапрягаться, и его реактивность снизится.

2. Приоритезация задач

Приоритезация идет рука об руку с управлением временем. Работать среди бардака сложнее, чем этот бардак взять и разобрать. Когда много работы, нужно не думать о том, что ее много, а выделить пару минут для составления списка приоритетов, после чего работать по этому списку. Это сразу облегчит задачу, а затраченное время с лихвой окупится ростом продуктивности.

Приоритезация задач способствует повышению информированности и гибкости сотрудника, что делает всю работу более основательной и продуктивной.

3. Совместная работа

Реактивность часто выражается в напряжении и даже враждебности в отношениях между сотрудниками. Эта проблема обычно связана с тем, что сотрудники плохо знают друг друга и не понимают проблемы друг друга, как рабочие, так и личные.

Но это не значит, что теперь надо каждую неделю устраивать шумные корпоративы. Того же результата можно достичь путем разумной организации совместной работы. Если в организации хорошо поставлена работа в коллективе, реактивность автоматически будет снижаться, а задачи будут выполняться быстрее.

Конечно, во всех упомянутых стратегиях важную роль играет система учета рабочего времени ТаймВизор, ведь она позволяет замерять время, потраченное на выполнение той или иной задачи, и затем анализировать эффективность временных затрат.