Документация ТаймВизор

1. Что такое ТаймВизор?

Эффективное управление персоналом и проектами требует точного учета рабочего времени. ТаймВизор создан для решения именно этой задачи. С помощью сайта timevizor.com и сопутствующего приложения EmployeeAgent работодатель или менеджер может дистанционно наблюдать за действиями сотрудников и подсчитывать рабочее время как в целом, так и на отдельных проектах. В свою очередь, сотрудники получают инструмент точного подсчета рабочего времени, повышения мотивации и честной оплаты труда. Вот почему ТаймВизор – верный помощник для всей команды!

2. Возможности системы

Главная цель сервиса – учет рабочего времени и анализ ее эффективности. Для работы необходимо установить пакет TimeTracker с приложением EmployeeAgent. Это приложение осуществляет собственно мониторинг работы. Оно может работать в одном из двух режимов: рабочий журнал или мониторинг. В первом режиме сотрудник может изменять настройки и просматривать отчеты о собственной работе, тогда как второй режим более пассивный и не предполагает взаимодействия с сотрудниками. Во втором режиме также можно настроить скрытое наблюдение.

Работодатель может создавать проекты и назначать на них сотрудников. Каждый сотрудник имеет профиль с указанием параметров его работы и наблюдения. При этом любой зарегистрированный пользователь системы может быть сотрудником, работодателям или обоими одновременно, выбрав свою «роль» в системе. Роль выбирается на стадии регистрации, но позже может быть изменена в настройках.

Ключевым понятием работы сервиса является лицензия.

Что такое лицензия? Лицензия представляет собой файл с расширением .gz и содержит всю информацию о режиме контроля сотрудника. Лицензия генерируется работодателем на сайте и обеспечивает передачу из приложения на сервер только тех данных, которые определяет работодатель. Работодатель отправляет лицензию сотруднику по электронной почте автоматически через сайт. Никаких других действий или регистраций от сотрудника не требуется, одной лицензии достаточно для начала работы.

Для оценки рабочего времени выполняется съемка скриншотов рабочего стола, съемка веб-камерой, подсчет кликов мышью, мониторинг использования средств ввода-вывода, запись посещенных сайтов и открытых вкладок в браузере. Работодатель может включать или отключать конкретные виды слежения. В совокупности эти инструменты дают полную картину активности сотрудника, позволяют оценить его эффективность и при необходимости внести коррективы в его рабочий план.

2.1. Регистрация активности

Регистрация активности в Интернете – это сбор данных о всех посещениях и открытых вкладках в рабочее время, которое подсчитывает приложение. Работодатель может видеть список всех открытых окон и вкладок в отчетах в своем аккаунте на сайте timevizor.com. Кроме того, постоянно идет запись активности с помощью скриншотов и снимков веб-камеры. Все параметры настраиваются индивидуально в зависимости от требований работодателя к тому или иному сотруднику.

2.2. Отчеты для работодателя

Одним из главных инструментов работодателя для анализа эффективности сотрудников являются отчеты о проделанной работе. С их помощью можно увидеть активность работника на сайте, историю его посещений сайтов, а также просмотреть скриншоты выполняемого задания.

Отчет о работе представляет собой набор показателей за определенный промежуток времени. Если сотрудник правильно использует приложение для подсчета времени, работодатель сможет увидеть его реальную активность и эффективность работы. При составлении отчетов на сайте timevizor.com применяется технология комплексного анализа. Так, пользователю представляется информация разных уровней, от скриншотов до списка посещений сайтов и открытых вкладок.

Вся работа, которую зафиксировало приложение, будет отображена в отчетах. Для получения максимально полезных и эффективных отчетов работодатель может настроить их под себя, определив интервалы съемки кадров рабочего экрана и необходимость подсчета кликов мышью и фиксации списка посещенных сайтов.

2.3. Быстрая навигация на сайте

В верхней части сайта находится панель кнопок, упрощающих быстрый доступ к основным разделам сайта. В случае, если вы успешно вошли в систему, список кнопок будет иметь следующий вид:

  • Сообщения – Здесь вы увидите новые сообщения (от администрации или других пользователей), если таковые имеются. При нажатии раскрывается список полученных сообщений.
  • Уведомления – Важные уведомления о работе в системе.
  • Ресурсы – Быстрый доступ к справочным ресурсам, а также технической поддержке.
  • Выбор языка – Выберите нужный язык сайта.
  • Ваше имя пользователя – Здесь будет указано, под каким именем вы вошли в систему. Это может быть любой псевдоним либо электронный адрес. Нажав на этот пункт меню, вы сможете быстро переместиться в другие разделы сайта: Работодатель либо Сотрудник; Аккаунт; Настройки; Выход.

Пользователи, не вошедшие в систему, будут видеть только кнопку переключения языков, а также пункты Регистрация и Вход. Они позволяют, соответственно, зарегистрироваться в системе либо войти в нее с уже существующим логином.

3. Руководство по использованию для работодателя

ТаймВизор направлен прежде всего на упрощение и повышение эффективности работы руководителя проекта. Эффективное наблюдение за каждым сотрудником и учет его рабочего времени позволят точно знать, как выполняются должностные инструкции, сколько времени потрачено на тот или иной проект и т.д.

3.1. Наблюдение за сотрудником

ТаймВизор позволяет работодателю не только подсчитывать проработанное сотрудником время, но и видеть снимки рабочего стола, запущенные приложения и открытые вкладки браузера, а также количество нажатий на клавиатуру и движений мыши. Работодатель может с согласия сотрудника включить или выключить каждый из видов наблюдения. Собственно наблюдение осуществляется приложением EmployeeAgent. Интервалы съемки скриншотов устанавливаются отдельно для каждого сотрудника. Например, для новых сотрудников можно установить малые интервалы для повышенного контроля, а для надежных сотрудников имеет смысл выставить максимальные, 1–2 скриншота в час.

3.2. Создание проекта и профиля

Первый шаг при работе в ТаймВизоре – создание проекта. Для этого откройте главное навигационное меню сайта (в верхнем правом углу), щелкнув мышью по своему имени пользователя, и выберите РаботодательНастройкиПроектыСоздать.

Сначала проекту нужно дать название, а затем назначить на него сотрудников. Создав проект, откройте Профили наблюдения – в первый раз вы увидите базовый профиль (профиль по умолчанию). Профили позволяют быстро назначать на сотрудников заранее заготовленные типы наблюдения, характерные для тех или иных проектов, отделов, должностей и т.д. Каждый профиль можно отредактировать или удалить.

Нажмите Создать или Удалить для создания или удаления соответственно либо нажмите на значок шестеренки и Изменить для редактирования выбранного профиля.

3.3. Создание сотрудника

После создания профиля и проекта следующий шаг – создание сотрудника. В разделе Сотрудники нажмите Создать, заполните обязательные поля и еще раз нажмите Создать внизу страницы. При необходимости можно на этом же экране создать новый проект под создаваемого сотрудника.

Если сотрудник работает в режиме рабочего журнала, для начала работы ему необходимо выслать лицензию. В режиме мониторинга отправлять лицензию не нужно. Для отправки лицензии откройте Сотрудники и в выпадающем меню напротив нужного сотрудника, нажав на иконку шестеренки, выберите Отправить лицензию. Лицензия будет выслана на электронный адрес сотрудника, указанный на стадии создания. Теперь сотрудник может загрузить лицензию в приложение EmployeeAgent на своем компьютере и сразу приступить к работе.

3.4. Настройка отчетов

ТаймВизор позволяет гибкую настройку отчетов работы сотрудников. Для каждого сотрудника выбирается уровень наблюдения, что позволяет видеть в отчетах только требуемые данные. Для этого создайте профиль сотрудника на одноименной вкладке раздела настроек проектов в личном кабинете. При этом необходимо выбрать параметры формирования отчетов. Предлагается определить лимит рабочих часов в неделю, задать наименование сотрудника, выставить необходимость снимков веб-камерой, скриншотов рабочего стола и запись рабочего процесса с определенной периодичностью.

Работодатель может создать несколько профилей сотрудников, определив для каждого из них свой уровень наблюдения. Добавляя в проект новых сотрудников, можно сразу определять уровень наблюдения путем выставления конкретного профиля.

Все выбранные настройки в профиле сотрудника будут отражаться в отчетах. Для корректного отображения отчетов необходимо проверить настройки компьютера: язык кодовой страницы в панели приложения должен совпадать с текущим языком программ, не поддерживающих кодировку Unicode. Если сотрудник использует русский язык, для правильной передачи данных в отчеты у него везде должен быть выставлен параметр «Русский (Russian)».

3.5. Отчетные данные

На серверах ТаймВизора хранятся данные, полученные от приложения EmployeeAgent: скриншоты, снимки камеры, запущенные приложения и адреса сайтов. Данные удаляются по истечении срока хранения. По ним ведется подсчет общего рабочего времени, которое работодатель просматривает в отчетах. При этом время сна компьютера и неподтвержденные клиентским приложением записи в общий подсчет не попадают.

Сессией считается непрерывный период работы приложения с момента запуска наблюдения и до его прекращения по каким-то причинам. В течение этого периода приложение собирает данные о работе сотрудника. Окончанием сессии считается время последней полученной сервером записи.

4. Руководство по использованию для сотрудника

Сотрудник имеет собственные преимущества от использования системы ТаймВизор, главное из которых – твердое доказательство проработанного времени вплоть до часов и минут, а также его честности и полезности для команды. Он может оценить продуктивность своей работы и застраховаться от недобросовестного работодателя. ТаймВизор выступает как независимый арбитр в потенциальных трудовых спорах, что выгодно и работодателям, и сотрудникам, желающим сотрудничать друг с другом честно и цивилизованно. ТаймВизор даже может помочь работнику повысить самодисциплину и быстрее продвинуться по карьерной лестнице.

4.1. Начало работы

Для начала работы сотруднику необходимо зарегистрироваться на сайте timevizor.com с указанием роли сотрудника. Затем необходимо получить от работодателя лицензию для работы по проекту. В лицензии сохранены все настройки отслеживания, и без нее работа не будет регистрироваться и отображаться в отчетах у работодателя.

ТаймВизор не является площадкой для поиска работы. Он не позволяет найти сотрудников или заказчиков, не предоставляет услуги платежной системы и не дает финансовые гарантии пользователям. ТаймВизор – это сервис для наблюдения за уже нанятыми сотрудниками, которых работодатель нашел за его пределами. Как сотрудник вы должны заранее и отдельно обговорить со своим работодателем канал общения и получения оплаты за работу.

4.2. Загрузка приложения

Подсчет рабочего времени осуществляется с помощью приложения EmployeeAgent, входящего в пакет TimeTracker. Поэтому вашим первым шагом как сотрудника является загрузка TimeTracker.

Перейдите в раздел УслугаПриложение. Вы увидите список версий TimeTracker для различных операционных систем и конфигураций. Выберите подходящий вариант и загрузите и запустите установочный файл, чтобы установить приложение.

Для начала работы вам нужно получить от работодателя по электронной почте лицензию в виде файла с расширением .gz. Ее необходимо загрузить в EmployeeAgent. Теперь можно запускать отслеживание и начинать работу. Работодатель будет видеть отчеты о проделанной вами работе в своем личном кабинете на сайте.

Если вы хотите добавить или изменить лицензию в EmployeeAgent в режиме мониторинга без переустановки программы, необходимо получить новую лицензию и положить ее в следующую папку, предварительно удалив из нее все предыдущие лицензии:

  • Windows:
    C:<Имя пользователя>TimeVizorTimeTrackerlicenses
  • Linux/Mac:
    <HOME_DIR>/TimeVizor/TimeTracker/licenses (где HOME_DIR – домашняя директория пользователя)

4.3. Просмотр отчетов

Не только работодатель может просматривать отчеты о работе своих сотрудников, но и каждый сотрудник может просматривать отчеты о своей собственной работе. Для этого необходимо лишь зарегистрироваться на сайте timevizor.com. Это необязательно, но дает возможность просматривать собственные данные, собранные приложением. Скриншоты и время работы по каждому проекту находятся в разделе СотрудникРаботаОтчеты. Эта прозрачная система наблюдения удобна для обеих сторон.

5. Оплата сервиса

Работа в ТаймВизоре начинается с выбора работодателем варианта установки и распространения сервиса (облачный или автономный) и покупки лицензии. В данном разделе описывается оплата облачного варианта работы. Данный вариант предполагает работу посредством сайта timevizor.com.

Важно! Работа с автономной версией ТаймВизора осуществляется и оплачивается согласно индивидуальному договору, работать с лицензиями на сайте в этом случае нельзя.

5.1. Покупка лицензии

Перейдите в раздел УслугаЦены и нажмите Купить. Если вы еще не зарегистрированы на сайте или не вошли в свой личный кабинет, при нажатии данной кнопки вам будет предложено зарегистрироваться либо войти на сайт, после чего вы вернетесь в корзину. Нажмите Оплатить на выставленном счете. Здесь же есть список уже оплаченных счетов.

При недостатке средств на счете вы попадаете в личный кабинет выбранной платежной системы, где можно завершить процесс оплаты. В случае успешной операции средства списываются с платежной системы на ваш внутренний баланс в системе ТаймВизор. Если средств на балансе достаточно и лицензия доступна для покупки, средства сразу же зачисляются в счет оплаты сервиса. Если в процессе оплаты возникают какие-то проблемы, средства возвращаются на ваш внутренний баланс в течение часа.

Важно! На данный момент ТаймВизор принимает оплату только через систему PayPal, поэтому рекомендуем заранее побеспокоиться о наличии аккаунта в этой платежной системе и наличии средств на счете.

Чтобы изменить действующую лицензию, зайдите в УслугаЦены и нажмите Купить. Подтвердив платежные данные (сумма списания с локального баланса, сумма к оплате через платежную систему, общая сумма), вы попадете в корзину, где сможете изменить срок лицензии и оплатить выставленный счет. Изменения вступают в силу на следующий день после оплаты. После успешной оплаты будет показано уведомление об успешном изменении условий лицензии.

5.2. Продление лицензии

За пять дней до окончания срока действия лицензии вы получите уведомление с предложением продлить ее. Если в течение этого периода вы успеете приобрести новую лицензию, она будет работать в прежнем режиме. В случае неуплаты в пятидневный срок вам будет предоставлен еще один дополнительный день. По истечении этого срока лицензия перестанет действовать, остановится прием новых отчетов. Тем не менее все ранее собранные данные будут доступны в личном кабинете в течение срока их действия.

Для продления необходимо перейти на страницу корзины по ссылке в уведомлении либо по ссылке из письма об окончании срока действия. Здесь находятся все подробности сделки и информация о лицензии. Прямо на этой странице можно изменить срок лицензии. После одобрения и выбора всех пунктов нажмите Купить – откроется подробная информация. Теперь нажмите Оплатить, и при достаточном балансе вы попадете на страницу оплаченных счетов. После успешной оплаты будет показано уведомление об успешном продлении.

5.3. Отмена лицензии

На странице АккаунтПлатежиМои оплаты можно отменить действие текущей лицензии. Для этого просто нажмите Отмена возле нее. Когда изменения вступят в силу, средства будут возвращены на баланс личного счета.

6. Справочная информация

В этом разделе мы обобщили источники информации о работе в системе ТаймВизор, которые могут помочь вам в разрешении проблем. Мы подробно изучили вопросы, которые чаще всего возникают у пользователей, и постарались максимально осветить их. Пожалуйста, прежде чем обращаться в службу поддержки, просмотрите следующие разделы сайта.

6.1. Словарь терминов и понятий

Для эффективной работы в системе рекомендуем ознакомиться с основными терминами и понятиями, которые в ней используются. Для этого мы создали Словарь.

6.2. Форум

Задать вопросы, пообщаться с разработчиками или другими пользователями, высказать пожелания или поделиться отзывом – все это можно сделать на нашем Форуме.

6.3. Блог

Эффективный контроль сотрудников, обмен опытом, интересные новые функции, полезные советы и новости фриланса – вот лишь некоторые из тем, которые мы регулярно освещаем в нашем официальном Блоге.

6.4. ЧаВо

Посмотрите ЧаВо – список ответов на вопросы, которые чаще всего возникают у наших пользователей. Среди них вполне может быть и ваш вопрос.

6.5. Решение проблем

Если вы столкнулись с проблемами, рекомендуем для начала познакомиться с основной информацией о работе системы в разделе Услуга. Если этой информации недостаточно, просмотрите Список часто задаваемых вопросов. Наконец, если ничто из этого не помогло, обратитесь за помощью в Службу технической поддержки. Вам обязательно помогут!

7. Безопасность

Полная безопасность и защищенность данных – главный приоритет нашей работы. Мы затрачиваем немалые ресурсы, чтобы пользователи не беспокоились о сохранности отчетов, скриншотов и других данных, генерируемых системой. Мы хорошо понимаем, что на скриншотах может быть конфиденциальная информация, которая не должна попадать в посторонние руки. По этой причине вся информация передается по защищенному протоколу с полным шифрованием данных. Даже разработчики сервиса не смогут раскодировать информацию, передаваемую от сотрудника работодателю.

Чтобы узнать больше о наших технологиях и стандартах безопасности, ознакомьтесь с разделом УслугаБезопасность.

Получите 15 дней мониторинга бесплатно